Nadie es perfecto. Cuando estás haciendo malabarismos con muchos clientes o con una larga lista de tareas pendientes, es posible que ciertos correos electrónicos permanezcan sin abrir en tu teléfono durante una cantidad de tiempo embarazosa. Si bien es posible que se sienta avergonzado, nervioso o molesto una vez que se dé cuenta de su error, es importante solucionar la situación comunicándose con la persona involucrada a través de una respuesta tardía de disculpa por correo electrónico.
Si la comunicación escrita no es su fuerte y está luchando para crear este correo electrónico, ¡no se asuste! Hemos creado cuatro plantillas de respuesta tardía por correo electrónico para diferentes situaciones, de modo que pueda tener una base de cómo responder con disculpas sinceras y planear avanzar juntos.
Los basicos
No importa cuál sea el motivo para escribir una respuesta tardía por correo electrónico, hay algunas cosas que se deben y no se deben hacer para redactar este mensaje.
- Recuerde todos los elementos adecuados de la comunicación profesional. El propósito de este correo electrónico es disculparse y demostrar que todavía es un profesional con el que vale la pena trabajar. Tenga una línea de asunto directa y específica, comience con un saludo profesional, siempre corrija, evite la jerga informal, mantenga un tono profesional y termine con una firma de cierre. Cuando tiene una respuesta retrasada, puede parecer desorganizado y poco profesional. Combatir esa noción con una nota bien construida y reflexiva que se adhiera a todos los estándares profesionales de la comunicación electrónica .
- Acepta la culpa donde se debe. No importa cuál fue el motivo del retraso en el correo electrónico, ya sea que haya una emergencia personal o simplemente se haya olvidado por completo, discúlpese sinceramente por la demora. Aceptar esa culpa demostrará que usted asume la responsabilidad de su trabajo y no se limita a echar la culpa a otra persona.
- Sea abierto y honesto. Si se siente cómodo, puede compartir el motivo de su retraso. No entre en demasiados detalles personales; en lugar de decir que a su madre le diagnosticaron cáncer, simplemente diga que recibió malas noticias sobre un miembro de la familia y que ha estado preocupado por ayudarlo en este momento difícil. Todos pueden identificarse con el hecho de que en la vida suceden cosas. Dar un pequeño vistazo a tu vida, sin ser demasiado revelador, puede darles una idea de lo que estás pasando y comprenderán mejor de dónde vienes.
- No seas demasiado emocional. Aunque es importante ser honesto con su cliente, ya que eso puede fomentar la confianza, existe una diferencia entre honestidad y TMI. No importa por lo que esté pasando, la comunicación profesional no es el lugar para descargar sus problemas. Mantenga su respuesta pulida y elimine los detalles innecesarios. Puede decir que ha experimentado una pérdida, pero no sea más específico que eso.
- Detalla tus próximos pasos sobre lo que planeas hacer en el futuro. Más importante aún, corrija este lapso en la comunicación con su plan detallado sobre cómo va a hacer avanzar el proyecto ahora que está al día. Hágales saber cuáles son sus pasos, qué necesita de ellos y cómo pueden trabajar juntos para que el proyecto en el que esté trabajando vuelva a ponerse en marcha.
La comunicación abierta y honesta puede resolver casi cualquier problema. Un correo electrónico bien redactado puede ayudarlo a retomar el camino para enmendar esta relación profesional.
Plantillas de respuesta tardía por correo electrónico
1. Cuando te olvidaste de responder
Todos somos culpables de esto; abres un correo electrónico, respondes en tu cabeza, hacer una nota mental para responder más tarde , y luego ... nunca respondes. Para cuando lo recuerde, los ha dejado colgando durante una semana o más.
Entonces, ¿cómo se construye una respuesta para no verse completamente desorganizado y poco profesional?
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Recipiente -
Lo siento mucho por solo devolver su correo electrónico ahora. Leí su correo electrónico poco después de que lo envió y tenía la intención de responder esa noche. Con todo lo que estaba sucediendo, se perdió en la confusión, y espero que me perdonen por una respuesta tan tardía.
Una vez que se disculpe, puede continuar respondiendo a su correo electrónico.
2. Cuando no cumplió con la fecha límite de un proyecto
A veces, una respuesta lenta a un correo electrónico puede resultar en una fecha límite perdida. En este caso, no solo debe disculparse, sino trabajar junto con el cliente para crear una línea de tiempo modificada que se ajuste a sus necesidades. Ofrecer soluciones y sugerencias por su parte demostrará que está preparado para resolver problemas y adaptarse.
Recipiente -
Lamento informarle que aún no he completado esta parte del proyecto y no cumplí con nuestra fecha límite. Ocurrió un evento personal que afectó mi disponibilidad [o] Debido a complicaciones imprevistas, esta parte particular de la tarea tomó más tiempo del que había asignado previamente en nuestra línea de tiempo. Lamento las complicaciones que esto pueda causarle. Creo que con un esfuerzo dedicado, podré completar esta parte del proyecto para esta fecha. Para volver al camino y cumplir con nuestra próxima fecha límite, sugiero que traigamos a esta persona para que nos ayude a terminar el proyecto.
Utilice este error para comprender sus habilidades de administración del tiempo y predecir en el futuro si no cumplirá con una fecha límite. A veces, la vida pasa y surgen cosas, pero si puedes decirle a alguien antes de la fecha límite incumplida que es posible que necesites una extensión, puede cambiar las cosas más rápidamente para que puedan trabajar juntos en una solución.
3. Cuando regrese de su tiempo libre
Siempre que vaya a estar fuera de la oficina durante unos días, es una buena práctica configurar una respuesta automatizada que detalle cuándo regresará, cómo pueden comunicarse con usted en caso de emergencia y con quién pueden comunicarse en el mientras tanto para una respuesta rápida. Sin embargo, si salió inesperadamente o simplemente se olvidó, esta es una buena manera de responder a los mensajes urgentes que se encuentran en su bandeja de entrada.
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Recipiente -
¡Muchas gracias por tu correo electrónico! Pido disculpas por mi demora en responder. Estuve fuera de la oficina desde [esta fecha] hasta esta mañana atendiendo asuntos personales, pero ahora estoy disponible y feliz de responder su pregunta.
Puede dar una razón más específica de su ausencia si es cercano al cliente, pero puede permanecer tan vago como sea necesario para que se sienta cómodo.
Después de esa apertura, puede proporcionar cualquier información solicitada que necesite su cliente.
4. Cuando ya no pueda cumplir con los términos del proyecto
Suceden emergencias. Los familiares se enferman gravemente, un ser querido fallece, usted tiene un accidente y está internado en el hospital. A veces, la vida se interpone en el trabajo y simplemente no puedes completar un proyecto que prometiste terminar.
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Cuando llega tarde a responder un correo electrónico y tiene que decirles que ya no puede asumir el proyecto, manejar el tema con elegancia y ofrecer soluciones donde pueda es clave.
A continuación, se muestra un correo electrónico de ejemplo que puede ajustar para explicar su situación.
Recipiente -
Recientemente, he experimentado un evento devastador en mi vida personal que ha afectado significativamente mi capacidad para trabajar. Debido a este evento, ya no podré completar adecuadamente su proyecto. En el futuro previsible, he decidido tomarme un tiempo libre para ayudar a mi familia y no podré completar tuproyecto.
En mi lugar, recomiendo encarecidamente a esta persona que se haga cargo del trabajo. Los completé con los detalles de su proyecto y los copié en este correo electrónico para que ustedes dos puedan comenzar a hablar sobre los próximos pasos necesarios en el proyecto. Esta persona tiene una amplia experiencia en este campo y creo que disfrutará mucho trabajando con ella.
Dupdo la nueva persona que está recomendando para que se haga cargo del trabajo en el correo electrónico para que su cliente pueda comenzar a trabajar con ellos de inmediato. Hacerlo ayudará a que todos comiencen a retomar el proyecto donde lo dejó lo antes posible.
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La cantidad de trabajo que tendrá que hacer para realizar la transición del proyecto dependerá en gran medida del tipo de trabajo que estaba haciendo. Si era un camarógrafo independiente y ya no puede cubrir el evento, simplemente puede informar al nuevo profesional independiente de los detalles del evento y las expectativas del cliente para que pueda hacerse cargo de la filmación desde allí. Si está transfiriendo el proyecto a otra persona de su empresa, es de esperar que ellos estén familiarizados con la descripción de su trabajo y con el cliente al que se están haciendo cargo por el momento.
Mantenga honesta su respuesta tardía por correo electrónico
Incluso si tardó varios días en responder, lo más importante que puede hacer para salvar la relación es ser abierto y honesto con su comunicación. La gente valora la honestidad, y una disculpa genuina por la demora envía un mensaje contundente de que está preparado para corregir sus errores.
En el futuro, intente recordar que una respuesta breve es mejor que el silencio. Si no tiene tiempo para enviar una respuesta completa, envíe un correo electrónico rápido diciendo que recibió su mensaje y espero hablar con ellos en detalle pronto. Luego, configure un recordatorio en su teléfono para pedirle que responda cuando tenga más tiempo. Saber que no han sido olvidados, pero estás en medio de manejar otra cosa, envía el mensaje de que te preocupas. No posponga la respuesta; dedicar un momento a enviar un mensaje rápido puede marcar una gran diferencia.
