La planificación de contingencias es un aspecto importante de la gestión de riesgos, la continuidad del negocio y la recuperación ante desastres. Es tan vital que el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST) haya delineado un proceso de planificación de contingencia de siete pasos para que los sistemas de información federales y otras organizaciones críticas lo utilicen en caso de un evento negativo.

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Se puede desarrollar un plan de contingencia sólido para las interrupciones estándar del sistema o los peores escenarios. Para la mayoría de las empresas, un buen plan puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso, por lo que es importante tener siempre uno.

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¿Qué es un plan de contingencia?

Un plan de contingencia tiene que ver con el control preventivo; es un curso de acción desarrollado para mitigar cualquier daño financiero o a la reputación de una empresa debido a eventos o circunstancias inesperadas. Un plan de contingencia es su plan B, un plan de respaldo que se ha preparado específicamente para un escenario que puede suceder o no. Un plan de contingencia no siempre tiene que prepararse para un evento negativo. Puede hacer un plan de contingencia para cuando su empresa vea un aumento en el negocio o cuando su organización sin fines de lucro reciba una gran donación anónima. Los planes de contingencia difieren de la gestión de crisis, que es una respuesta no preparada a un evento que acaba de suceder.

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¿Por qué es importante la planificación de contingencias?

Una buena planificación de contingencias es importante porque asegura que el negocio pueda funcionar si su plan A fracasa. ¿Qué pasa si las operaciones comerciales se ven afectadas por un desastre natural? ¿Y si despiden al director del proyecto? ¿Qué pasa si hay un corte de energía y los sistemas de información no funcionan en el día de mayor actividad del año? Una empresa necesita tener una guía de planificación de contingencias para minimizar las pérdidas y mantener las funciones normales en caso de que se produzca un evento de este tipo que pueda afectar negativamente al negocio.

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Cómo desarrollar un plan de contingencia en 7 pasos

Un plan de contingencia empresarial es necesario para la mayoría de las empresas y puede ahorrarle tiempo, dinero y recursos. Para obtener una visión detallada del proceso de planificación de contingencias, considere los pasos a continuación:

  1. Crea una política oficial
    2. . En el caso de que algo salga desastrosamente mal, contar con una declaración de política de contingencia proporciona pautas claras a seguir para que todos los empleados y miembros del equipo estén en sintonía cuando respondan. Esto optimiza la calidad de la respuesta.
  2. Reúna sus recursos
    3. . Para su planificación de contingencia, haga una lista de los recursos importantes a los que la empresa tiene acceso y puede usar en caso de una emergencia o estrategia de recuperación. Saber lo que tiene hace que sea más fácil identificar lo que no tiene.
  3. Utilice la evaluación de riesgos
    4. . Un análisis de impacto empresarial (BIA) puede determinar la probabilidad de que ocurra un escenario particular y su impacto potencial en sus procesos empresariales más críticos. Un BIA puede identificar riesgos futuros y ayudar a una empresa a priorizar lo que se debe planificar primero.
  4. Redacta tu plan
    5. . Los diferentes riesgos requieren diferentes planes. Priorice sus planes para abordar las amenazas potenciales más importantes para su empresa. Concéntrese en minimizar las pérdidas. Trabaje con flexibilidad para tener en cuenta múltiples escenarios y circunstancias.
  5. Pon a prueba tu plan
    6. . Probar un plan de continuidad empresarial garantiza su eficacia. Realizar ejercicios o simulaciones para medir el tiempo de respuesta y ejecución de estrategias de recuperación. Las pruebas del plan pueden exponer debilidades o vulnerabilidades y mostrar dónde debe capacitarse o informarse al personal para aumentar la preparación.
  6. Actualiza tu plan
    7. . Es importante promulgar el mantenimiento del plan, revisarlo y enmendarlo según sea necesario. Los sistemas cambian a medida que avanza la tecnología de la información, así que revise su plan según sea necesario y manténgalo actualizado.
  7. Piensa en escenarios poco probables
    8. . El hecho de que un escenario no tenga la posibilidad de que ocurra no significa que nunca lo hará. Un plan de contingencia es como un seguro: le asegura que tiene lo que necesita en el caso de que ocurra el peor de los casos.

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