Administrar una lista de proyectos para las partes interesadas que sienten que sus proyectos merecen toda su atención puede ser abrumador. Si es su responsabilidad determinar qué es una prioridad y qué debe venir a continuación en la línea de proyectos aparentemente críticos, se deben tomar en consideración cuatro factores: urgencia, costo, eventos imprevistos y recursos y alternativas.
Urgencia
La urgencia debe ser el factor principal para decidir qué proyecto abordar primero, pero debe definirse la primera urgencia. ¿Cuáles son los beneficios y los factores de riesgo? ¿Cuál es el costo de la inacción? Si el costo de no realizar el proyecto es perjudicial para el negocio, su única alternativa puede ser continuar. Asigne sus recursos en consecuencia y determine el tiempo que se requerirá para completar estos proyectos prioritarios.
Costo
¿Qué sucede cuando el costo es un factor importante? Utilizar una herramienta de gestión de proyectos puede ayudarlo a determinar cuánto costará un proyecto, pero no olvide comparar ese número con el costo de no realizar el proyecto. (Siempre hay un costo por no hacer). A continuación, querrá determinar qué proyectos se pueden completar en la menor cantidad de tiempo. Las herramientas que puede utilizar para tomar estas decisiones incluyen el cálculo de costos basado en actividades, la estimación análoga, la estimación paramétrica y la estimación de tres puntos, como PERT (técnica de evaluación y revisión de programas).
Eventos imprevistos
Una vez que haya respondido las preguntas de urgencia y costo, deberá analizar cómo los eventos imprevistos podrían afectar los proyectos activos. ¿Están planificados los próximos cambios en la política o el programa? ¿Ha cambiado algo desde que el proyecto se agregó a la cola? Si es así, ¿alguno de estos escenarios cambiará la urgencia o el costo de sus proyectos? Todas estas son preguntas que deben responderse al revisar sus proyectos abiertos.
Recursos y alternativas
Un gráfico de actividad en la flecha puede ayudarlo a determinar los proyectos que podrían estar conectados. Obtener una vista de las conexiones le permite asignar recursos correctamente e incluso asignar proyectos según la especialización. Esto puede liberar otros recursos que puede asignar a proyectos no relacionados, lo que ayuda a reducir los cuellos de botella de los proyectos en la cola. Además, realizar un análisis de ruta crítica facilita el mapeo de cada tarea necesaria para completar un proyecto. Esto también descubre áreas del proyecto que pueden depender de otros. A continuación, vea si hay alternativas para completar el proyecto como se presentó inicialmente. En caso de duda, y si no tiene el ancho de banda para realizar estos análisis, busque la ayuda de un gerente de proyecto.
Piense en todos los factores mencionados anteriormente y luego considere el costo de subcontratar a un gerente de proyecto calificado que sea capaz de tomar tales decisiones. Esto puede parecer costoso, pero hacer girar las ruedas y quedarse atascado debido a la inacción puede tener un precio más alto. También es costoso el riesgo de perder oportunidades.
Poner a su organización en la mejor posición para mantenerse ágil y productiva nunca ha sido más crítico. Al tomar decisiones de planificación y gestión de proyectos, asegúrese de no llevar anteojeras y considere cada perspectiva para seguir adelante con el trabajo.
